Responsável: Viviane Frida Belli
Contato: (47) 3188-1700 opção 3
E-mail: compras.sbs@ifc.edu.br

Atribuições:

À Coordenação de Licitações e Contratos, subordinada à Diretoria de Administração e Planejamento, compete auxiliar no planejamento e realização das aquisições, contratações e renovações contratuais, especificamente:

• Coordenar e realizar as compras de materiais e contratação de serviços, observando a legislação vigente;
• Operar e publicizar as licitações;
• Elaborar minutas de editais, projetos básicos, termos de referência, contratos e atas de registro de preços, com o auxílio do setor requisitante;
• Elaborar relatórios gerenciais das atividades desenvolvidas em sua coordenação;
• Coordenar e acompanhar a execução dos processos licitatórios;
• Auxiliar no planejamento, organização, condução e controle das atividades de compras de material de consumo e permanente de uso comum do IFC;
• Elaborar e supervisionar a formalização e gestão de contratos administrativos e seus respectivos termos aditivos e apostilamentos;
• Instruir e controlar as atas de registro de preços;
• Supervisionar a gestão e fiscalização de contratos, orientando os respectivos fiscais;
• Formalizar e acompanhar os processos de penalização às contratadas;
• Operar e realizar os registros de informações nos sistemas governamentais, bem como em sistemas internos;
• Revisar, organizar, documentar e publicar os procedimentos relacionados à sua área de atuação;
• Atender às solicitações de órgãos de controle em relação à sua área de atuação;
• Acompanhar e controlar as atividades desenvolvidas por coordenações, cargos e/ou funções vinculadas à sua coordenação;
• Realizar outras atividades afins e correlatas no âmbito de sua competência.

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Procedimentos para Aquisição de Bens, Materiais ou Serviços:

1. Formalização de Demanda

A partir da identificação da necessidade de um material ou serviço, a coordenação solicitante deverá elaborar uma formalização da demanda, de acordo com os modelos abaixo, e encaminhá-la à Coordenação de Licitações e Contratos através de Memorando Eletrônico. Esta Coordenação receberá os documentos e verificará a conformidade dos mesmos. Caso haja pendências, como falta de documentos ou de informações nos mesmos, será encaminhado, por e-mail, à coordenação solicitante, a pendência localizada, solicitando a correção. Após corrigida, a formalização da demanda partirá para as demais fases que precedem a aquisição.

Documentos Necessários:

Anexo 1: FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS DE ITENS REGISTRADOS NA ORIGEM  (NOVO!)
    Anexo 1.1: ESTUDOS PRELIMINARES (NOVO!)   – Modelo para auxiliar o seu preenchimento: Estudo Preliminar
    Anexo 1.2: DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA (NOVO!)
    Anexo 1.3: GERENCIAMENTO DE RISCOS – PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO (NOVO!)    – Modelo para auxiliar o seu preenchimento: Mapa de riscos planejamento
Anexo 2: FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS DE NOVOS ITENS – NOVA CONTRATAÇÃO OU ADESÃO CARONA  (NOVO!)
   Anexo 2.1: ESTUDOS PRELIMINARES (NOVO!)   – Modelo para auxiliar o seu preenchimento: Estudo Preliminar
   Anexo 2.2: DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA (NOVO!)
   Anexo 2.3: GERENCIAMENTO DE RISCOS – SELEÇÃO DO FORNECEDOR (NOVO!)     – Modelo para auxiliar o seu preenchimento: Mapa de riscos planejamento

Pesquisa de Mercado: para solicitações de compras de novos itens ou de itens registrados, através de Adesão Carona, é necessário anexar 2 (dois) orçamentos de mercado, podendo ser coletados em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso, ou diretamente com empresas fornecedoras. No caso de orçamentos recebidos através de anexos de e-mail, deverá ser apresentado, também, o e-mail. A utilização de outro método para a obtenção da pesquisa de preços deverá ser devidamente justificada pelo solicitante. Não serão considerados os preços inexequíveis (excessivamente baixos) ou os excessivamente elevados.

2. Solicitação de Empenho de Materiais ou Serviços

Após concluído o processo para aquisição de novos itens (conforme solicitação feita na Formalização da Demanda), o solicitante será avisado, por e-mail, que os itens já encontram-se homologados e/ou disponíveis para emissão de nota de empenho. Para que o Departamento de Administração e Planejamento emita a nota de empenho, é necessário que o solicitante encaminhe uma Solicitação de Emissão de Nota de Empenho.
Após a emissão da nota de empenho, o prazo legal para que o fornecedor realize a entrega do material solicitado é de até 30 dias (ou conforme Edital).

Anexo 1: FORMULÁRIO DE PEDIDO DE EMPENHO DE ITENS REGISTRADOS NA ORIGEM (NOVO!)
OU
Anexo 2: FORMULÁRIO DE PEDIDO DE EMPENHO DE NOVOS ITENS – NOVA CONTRATAÇÃO OU ADESÃO CARONA  (NOVO!)

Obs.: O empenho dependerá do saldo em Ata. Dessa forma, caso a quantidade solicitada seja superior ao saldo, será empenhada apenas a quantidade disponível.

3. Fluxo do Processo de Aquisição e Recebimento de Bens ou Materiais (NOVO!)

Anexo 1: Fluxo – Adesão na Origem
Anexo 2: Fluxo – Pregão Eletrônico
Anexo 3: Fluxo – Adesão Carona